Feest organiseren tips

Een feest organiseren? Gebruik PartySplitter voor het organiseren van jouw feest.

Stel de datum vast

Begin met het vaststellen van een datum voor het feest of evenement. Ben je flexibel als het om een datum gaat? Maak dan een lijstje van maximaal vier data in de volgorde van jouw voorkeur.

Begin op tijd

Zorg ervoor dat je op tijd met de voorbereidingen begint. Dat scheelt een hoop stress. Zo kan er eens iets tegenzitten, zonder dat dat meteen een ramp is voor het feest dat je organiseert.

Bepaal je budget

Ga van tevoren na welk bedrag je aan het feest wilt besteden. Haal 10% van dat bedrag af en houd dat bedrag aan als budget. Als er zich dan onvoorziene zaken voordoen, heb je altijd nog iets om op terug te vallen. Vind je het moeilijk om je aan je budget te houden? Wees creatief! Met een beetje moeite zijn er altijd manieren te bedenken om wel binnen het budget te blijven.

Bepaal de doelgroep

Organiseer je een feest omdat je zelf iets te vieren hebt? Om iemand anders in het zonnetje te zetten? Of wil je een grote groep een goede tijd bezorgen? Als je weet wie de belangrijkste doelgroep van het feest is, kun je gaan bedenken welke activiteiten daarbij passen.

Houd met iedereen rekening

Op een feest dat bedoeld is voor opa en oma moet natuurlijk ook iets voor de kleinkinderen te doen zijn. En wanneer oudere familieleden worden uitgenodigd voor een bruiloft, is het niet zo´n goed idee om de hele avond harde muziek te draaien. Het is daarom goed te bedenken wie je allemaal op het feest kunt verwachten. Zijn er mensen voor wie iets speciaals geregeld moet worden, zoals mensen in een rolstoel of mensen met een dieet?

Zoek een locatie

Voor sommige feesten is de locatie snel gevonden. Een feest in je eigen huis of tuin kan heel sfeervol en gezellig zijn. Maar bij een grote groep genodigden zul je moeten uitwijken naar een feestlocatie. Kijk eens rond naar de mogelijkheden. Verschillende café´s en restaurants hebben aparte zalen waar je met een groep terecht kunt. Ook kun je een feest organiseren in een speciaal partycentrum. Maar er zijn talloze andere mogelijkheden. Informeer bijvoorbeeld eens bij het buurthuis, het cultureel centrum, de ijsbaan of een museum.

Kondig het feest aan

Wanneer je moeite doet om een feest te organiseren, is het verstandig om dit vroegtijdig aan de gasten te laten weten. Dat kan heel eenvoudig telefonisch, per e-mail of per brief. Enkele weken voor het feest stuurt u een officiële uitnodiging rond. Dat kan per post. Maar je kunt natuurlijk ook een mooie website maken en mensen per e-mail een link toesturen. Wil je dat gasten zich vooraf aanmelden – of zich juist afmelden? Geef dit dan duidelijk in de uitnodiging aan.

Maak een routebeschrijving

Wanneer de gasten niet uit de buurt komen, kan het zinvol zijn een routebeschrijving te maken. Geef aan hoe de gasten vanuit verschillende richtingen de feestlocatie kunnen bereiken. Is niet direct duidelijk waar de gasten kunnen parkeren? Geef daarvoor dan ook aanwijzingen in de routebeschrijving.

Maak een verlanglijst

De vraag is bijna onvermijdelijk: wat wil de jarige, de jubilaris of het bruidspaar hebben? Om deze vraag te beantwoorden is het handig om een verlanglijst achter de hand te hebben. Schrijf de wensen met een prijsindicatie in een notitieboekje, waarbij je één blaadje per wens gebruikt. De gasten scheuren een bladzijde uit het boekje wanneer ze een bepaald cadeau op het oog hebben. Er bestaan ook speciale websites waar je een verlanglijstje kunt opstellen. Wanneer de gasten een cadeau hebben gevonden, strepen ze dit op de website door. Zo voorkom je dat je cadeaus dubbel krijgt.

Regel muziek en entertainment

Wanneer je een feest organiseert, kun je natuurlijk gewoon cd´tjes draaien. Maar wanneer je iets meer regelt, kun je het feest een heel eigen sfeer geven. Nodig bijvoorbeeld een dj uit die de gasten aan het dansen krijgt. Of huur een zanger of een live band in. Net wat bij je smaak en de sfeer van het feest hoort.

Een bijzondere act kan ervoor zorgen dat de gasten het feest niet snel zullen vergeten. Dat kan bijvoorbeeld een goochelaar of een ballonkunstenaar zijn. Maar ook een acteur die zich tussen de gasten begeeft, een breakdanser of een valkenier kunnen voor een verrassende show zorgen. Je kunt het zo gek niet bedenken. Vraag eens rond in je omgeving en neem een kijkje op internet om erachter te komen wat er zoal mogelijk is.

Zorg voor hapjes en drankjes

Organiseer je een feest in een café, restaurant of partycentrum. In dat geval neem je de hapjes en drankjes op deze locatie af. Bespreek van tevoren de mogelijkheden en maak afspraken over de hoeveelheid hapjes en drankjes. Op andere locaties zul je vaak zelf iets moeten regelen. Je kunt zelf voor hapjes en drankjes zorgen, maar dit kost vaak veel tijd. Een goed alternatief is het inschakelen van een cateringbedrijf. Vraag offertes op en bespreek de mogelijkheden met de cateraar van je keuze. Leg alle afspraken schriftelijk vast.

Laat het feest vastleggen

Wil je een blijvende herinnering aan het feest? Huur dan een fotograaf of een filmer in. Bespreek welke onderdelen van het feest je in ieder geval vastgelegd wilt hebben.

Maak een draaiboek
Maak een overzicht van de onderdelen waaruit het feest bestaat. Wanneer wordt er muziek gedraaid of gespeeld? Zijn er toespraken te verwachten? Hoe laat wordt het eten opgediend? Plan het feest niet helemaal vol. Zorg ervoor dat er ruimte is voor onverwachte gebeurtenissen.

Zorg voor hulp

Het kan heel handig zijn om voor, tijdens en na het feest wat hulp achter de hand te hebben. Professionele of vrijwillige helpers kunnen behulpzaam zijn bij het klaarzetten van spullen, het uitdelen van hapjes en drankjes, opruimen en afwassen. Regel de hulp ruim van tevoren, zodat je weet waar je aan toe bent.

Regel overnachtingsmogelijkheden

Wanneer de feestgangers van ver komen, kan het raadzaam zijn om overnachtingsmogelijkheden te regelen. Regel slaapplaatsen bij vrienden en familie of maak een overzicht van hotels en pensions in de omgeving.