Feest organiseren

Wil jij een feest organiseren? Gebruik PartySplitter voor het organiseren van feesten!

Een feest organiseren of een feest geven? Er zijn allerlei goede redenen om een feest te geven. Van een verjaardag of een huwelijk tot een jubileum. Maar ook voor het verbeteren van de contacten tussen buurtgenoten is een feest geven een uitstekend middel. En wat dacht je ervan een zakelijke bijeenkomst of een congres een luchtiger karakter te geven door middel van een geweldig feest? Bekijk hierboven in het menu alle tips!

Hier vind je de beste tips voor het organiseren van een feest of party overzichtelijk op een rij. Begin met een plan van aanpak. Hierdoor kun je voorkomen dat je zaken vergeet of over het hoofd ziet. In een plan van aanpak voor het organiseren van een feest of party komen de volgende zaken terug.

Aanleiding en doelstelling van het feest

Je weet waarschijnlijk al waarom je een party gaat organiseren. Dat is de aanleiding voor het feest. Het is zinvol om daarnaast ook te bedenken wat je met het feest geven wilt bereiken. Wil je iemand in het zonnetje zetten? Is het de bedoeling de contacten tussen de buren uit de straat te verbeteren? Wil je een bepaalde groep mensen een geweldige avond bezorgen? Omschrijf de doelstelling van het feest dat je organiseert zo uitgebreid mogelijk. Hiermee maak je het jezelf gemakkelijker bij de invulling van de volgende onderdelen van je plan van aanpak.

Doelgroep van het feest

Wanneer je weet wat je precies met het door jou georganiseerde feest of evenement wilt bereiken, is het tijd om de doelgroep te omschrijven. Die doelgroep is soms breder dan je denkt. Een feest voor een jarige of een jubilerend echtpaar moet bijvoorbeeld ook interessant zijn voor eventuele kinderen en kleinkinderen. Het is handig als je hier vanaf het begin rekening mee houdt.

Vorm van het feest

De derde stap is het bedenken welke vorm je het feest of evenement moet krijgen. Houd bij het bedenken van activiteiten de doelstelling en de doelgroep in de gaten. Zorg dat er voor de verschillende groepen die je op je feest verwacht – kinderen, jongeren, singles, senioren – verschillende activiteiten zijn. Bedenk of er activiteiten zijn waarin de verschillende groepen elkaar tegenkomen of zelfs moeten samenwerken.

Het is verstandig anderen bij deze fase te betrekken. Door met anderen te praten of samen te brainstormen kom je vaak op originele ideeën. Je kunt een bepaald thema aan het feest of evenement koppelen of juist voor een vrije vorm kiezen. Stel een lijst op van alle ideeën die je tijdens het proces verzamelt. Het is niet erg als de lijst met ideeën veel te lang is. Pas aan het einde van deze stap maak je een selectie. Je bekijkt dan welke activiteiten het beste passen bij het feest of evenement dat je organiseert. Houd hierbij weer rekening met de doelstelling en de doelgroep. Ook kijk je in dit stadium naar de haalbaarheid van de plannen.

Begroting van het feest

Zodra je een selectie hebt gemaakt van activiteiten die je tijdens het feest of evenement gaat organiseren, kun je een begroting maken. Aan de hand van de activiteitenlijst maak je een overzicht van alle zaken die je nodig hebt, van snoepjes voor een kinderfeestje tot dranghekken voor een groot evenement. Denk bij het opstellen van een begroting aan de locatie, aankleding, attributen die je voor de activiteiten nodig hebt, promotiemiddelen, voedsel en mensen die je moet inhuren. Neem ook een post voor onvoorziene zaken op in de begroting. Reken hierbij op 5 tot 10% van de totale kosten.

Bij sommige feesten en evenementen behoort sponsoring tot de mogelijkheden. Sommige gemeentes stimuleren bijvoorbeeld de organisatie van een buurtfeest. Voedsel en drankfabrikanten willen nog wel eens een feest met een groot bereik sponsoren. En afhankelijk van het onderwerp kun je ook sponsors zoeken bij een zakelijk evenement als een congres. Wanneer je sponsors voor het feest of evenement regelt, leg dan alle afspraken zorgvuldig vast. Noteer op welke bijdrage van de sponsors je kunt rekenen, waar de bijdrage uit bestaat en welke tegenprestatie de sponsor van de organisator van het feest verwacht.Een belangrijk onderdeel van het plan van aanpak is de planning van het feest. Leg vast wat er allemaal moet gebeuren om het feest of party te organiseren. Noteer daarbij wie dit gaat doen en wanneer dit gebeurd moet zijn. Wanneer je het feest met meer personen organiseert, houd elkaar dan ook aan de planning. De planning stopt niet op het moment dat het feest begint. Wijs iemand aan die tijdens het feest verantwoordelijk is voor de gang van zaken. En houd er rekening mee dat er achteraf mensen nodig zijn om op te ruimen en schoon te maken.

Publiciteit en promotie

Na alle moeite die je hebt gedaan om een party te organiseren, wil je natuurlijk wel dat er veel mensen op afkomen. Laat de doelgroep daarom tijdig weten dat er een feest is. Voor een familiefeest kun je uitnodigingen en e-mails rondsturen. Voor een buurtfeest kun je folders thuisbezorgen, langs de deuren gaan en posters ophangen. Ook voor grote evenementen is het ophangen van posters een goede methode. Bedenk waar je je doelgroep kunt bereiken: in het buurthuis en de bibliotheek, in supermarkten, op scholen en in verzorgingshuizen. Stuur persberichten naar locale kranten, zet je evenement op websites met uittips en spreek een bericht in op de plaatselijke radio.