Evenement organiseren

Een vvenement organiseren? Gebruik PartySplitter voor het organiseren van jouw evenement!

Het kan gaan over een buurtfeest, verjaardag, huwelijk of grootschalig zakelijk congres is, je hebt altijd wel eens een evenement of feest. Maar wil jij dat zelf ook eens organiseren? Volg dan dit stappenplan en maak ook jouw feest tot een succes en dat gaat dan nu zeker lukken!

Plan van aanpak
Als je vol leuke ideeën zit wil je vaak meteen beginnen, maar  je moet eerst een plan maken wat er allemaal bij komt kijken en dan kun je ontdekken of dat het een goede keuze om te gaan organiseren.

Wat is de reden dat je het evenement of feest organiseert en wat wil je gaan organiseren?
Je kunt het groots aanpakken. Denk eens aan wie je wilt uitnodigen en waarom je een feest wilt geven als je dat weet, dan weet je ook hoe je het aan moet pakken en wie je wilt uitnodigen. Ga je het thuis organiseren of toch ergens anders?

Doelstelling, wat wil je met het evenement of feest bereiken?
Er zijn verschillende doelstellingen die je kunt hebben waarom je een feest gaat geven. Is het een verjaardag? Zijn het verschillende gelegenheden bij elkaar? Denk er eens goed over na waarom jij nu een feestje wilt gaan geven en wat je er mee wilt bereiken, misschien wel gewoon een gezellige avond? 

Doelgroep, voor wie ga je het evenement of feest organiseren?
Je moet proberen om de kenmerken van je doelgroep te omschrijven. Probeer dan voor allemaal wat leuks te bedenken zodat men zich hier allemaal gaat vermaken.  

Omschrijving van de activiteiten
Je gaat bedenken wat je allemaal wilt gaan doen. Ga om te beginnen maar eens brainstormen, schrijf alles wat in je op komt op, niets is te gek. Hierbij kun je ook denken aan thema’s of attributen die je wilt gebruiken. Je kunt ook informeren in je omgeving of doe dit in een groep als je samen met anderen iets organiseert. Samen heb je meer ideeën en als je alles op gaat schrijven kun je een leuk programma samen gaan stellen. <

Tijdstip uitvoering plan en evenement/feest
Je maakt hier een globale schatting hoeveel tijd het organiseren in beslag gaat nemen. Bepaal wanneer het evenement of feest plaats gaat vinden en wanneer de voorbereidingen moeten gaan starten, denk ook aan wie er allemaal  mee gaan helpen.

Logistiek
Denk eens aan alle facilitaire aspecten die bij het evenement of feest komen kijken. Denk hierbij ook aan de benodigde materialen maar ook aan vervoer en eventuele reserveringen, schoonmaak en opruimen of zaken waarbij je met (externe) bedrijven te maken hebt. Wie ga je hiervoor inschakelen?<

Maak een begroting
Wie gaat er mee helpen? Wat gaat het kosten en hoe gaat de dag er uit zien? Een planning maken is belangrijk en dan kun je meteen bekijken wat de totale kosten zijn.

Sponsor- en promotieplan
Financieel is het ook belangrijk dat het goed wordt geregeld, hoe gaat het geld binnen komen en wie gaat wat betalen? Laat het eens goed op papier zetten en zorg dat het haalbaar is.

Promotieplan
Ga eens denken hoe je het doel kunt behalen en hoe dat een evenement bekend kan worden. Je kunt een website maken, flyers uit gaan delen of in de kranten gaan zetten wat er zoal gedaan gaat worden.  

Sponsoring evenment
Om de activiteiten te financieren is er geld nodig. Als je een verjaardagsfeest organiseert zal je zelf de sponsor zijn en ben je snel klaar bij dit onderdeel, maar als je het voor een ander op gaat zetten (evenement) met het doel geld op te halen voor een bepaalde stichting dan kun je vragen of mensen je willen sponsoren, denk eens aan bedrijven.

Afspraken maken is belangrijk dus zorg er voor dat je deze allemaal na gaat komen en zorg er voor dat je alles op tijd gaat regelen zodat je niet voor grote zorgen komt te staan op de dag van het feest of het evenement. En daarnaast is het zo dat met hoe meer mensen je bent, hoe sneller je ook klaar bent en de taken kunt verdelen. Maak daarom van te voren duidelijke plannen zodat je ook anderen kunt vragen wanneer dat nodig is.